목표는 방향이고, 프로젝트는 실행이며, 할 일은 실제 행동이다
Santiago Brain을 만들면서 가장 많이 고민한 부분 중 하나가 있었다.
목표, 프로젝트, 할 일을 어떻게 구분하고 연결할 것인가였다.
처음에는 단순하게 생각했다.
목표를 만들고,
그 아래 프로젝트를 만들고,
프로젝트 아래 할 일을 넣으면 된다고 생각했다.
그런데 실제로 사용해보니 그렇게 간단하지 않았다.
어떤 할 일은 프로젝트에 속하지 않고 목표에 바로 연결될 수도 있었다.
어떤 프로젝트는 여러 개의 중요한 중간 단계를 가지고 있었다.
또 프로젝트가 100% 완료됐다고 해서 목표 전체가 완료되는 것도 아니었다.
그래서 구조를 다시 정리하기 시작했다.
목표는 ‘어디까지 가고 싶은가’를 나타낸다
먼저 목표부터 명확하게 정의했다.
목표는 내가 이루고 싶은 큰 결과다.
예를 들어,
“인생 후반기의 독서·글쓰기·철학·창작 생활 구축”
이런 것은 목표다.
목표는 당장 오늘 실행하는 일이 아니다.
내가 어느 방향으로 가고 있는지를 보여주는 기준이다.
그래서 목표는 너무 세세하게 만들지 않기로 했다.
목표는 방향을 잡아주는 역할을 한다.
프로젝트는 목표를 이루기 위한 실제 추진 단위다
목표만 있어서는 행동으로 이어지기 어렵다.
그래서 목표 아래에 프로젝트를 둔다.
예를 들어,
“인문고전 유튜브 30강 제작”
“전자책 발행”
“블로그 인문고전 카테고리 구축”
이런 것은 프로젝트다.
목표가 방향이라면 프로젝트는 실제로 추진하는 일이다.
프로젝트는 시작점과 끝이 어느 정도 보여야 한다.
완료되었다고 판단할 수 있는 기준도 있어야 한다.
그래서 프로젝트를 만들 때는 단순히 제목만 입력하는 것이 아니라,
무엇을 만들 것인지,
언제까지 할 것인지,
어떤 상태가 되면 완료인지,
어떤 중요한 단계가 필요한지를 함께 생각하게 했다.
마일스톤은 프로젝트의 중간 지점이다
프로젝트가 커지면 한 번에 보기 어렵다.
그래서 마일스톤을 두었다.
예를 들어 유튜브 프로젝트라면,
채널 콘셉트 확정,
첫 영상 3편 제작,
썸네일 스타일 확정,
주 1회 업로드 루틴 정착
같은 식으로 중간 지점을 만든다.
마일스톤이 있으면 프로젝트가 어디까지 왔는지 알기 쉽다.
하지만 마일스톤 자체를 진행률에 중복해서 넣으면 계산이 복잡해질 수 있다.
그래서 진행률은 실제 필수 할 일 기준으로 계산하고,
마일스톤은 진행 상황을 설명하는 구조로 두는 것이 더 낫다고 봤다.
할 일은 실제로 행동할 수 있어야 한다
할 일은 최대한 구체적으로 만들었다.
“유튜브 준비”
이런 표현은 너무 크다.
대신,
“1강 원고 초안 작성”
“썸네일 문구 3개 만들기”
“영상 촬영”
“유튜브 업로드”
처럼 실제로 완료 여부를 판단할 수 있는 행동으로 만든다.
이렇게 해야 오늘 화면에서도 무엇을 해야 하는지 바로 알 수 있다.
모든 할 일이 같은 중요도는 아니다
프로젝트에 할 일이 많아지면 또 문제가 생긴다.
어떤 일은 꼭 해야 하지만,
어떤 일은 하면 좋은 정도일 수 있다.
그래서 필수 할 일이라는 개념을 넣었다.
필수 할 일은 프로젝트나 목표를 달성하기 위해 반드시 필요한 일이다.
예를 들어 유튜브 프로젝트에서,
영상 원고 작성,
촬영,
편집,
업로드
는 필수일 수 있다.
반면 배경음악 후보 10개 찾아보기 같은 일은 일반 할 일일 수 있다.
이 차이를 두니 진행률 계산도 훨씬 명확해졌다.
진행률은 ‘필수 할 일 완료율’로 계산했다
처음에는 진행률을 어떻게 계산할지 고민이 많았다.
프로젝트에 할 일이 20개 있는데 그중 5개를 완료했다면 25%라고 볼 수도 있다.
그런데 중요하지 않은 작은 일을 많이 완료하면 진행률이 과하게 올라갈 수 있다.
그래서 기준을 바꿨다.
프로젝트 진행률 = 완료한 필수 할 일 수 ÷ 전체 필수 할 일 수
목표도 같은 방식으로 계산한다.
예를 들어 필수 할 일이 10개이고 그중 4개를 완료했다면 40%다.
이 방식의 장점은 분명하다.
중요한 일을 완료했는지가 진행률에 반영된다.
필수 할 일이 없으면 0%라고만 하면 안 됐다
실제로 앱을 만들다 보니 이런 경우가 생겼다.
목표를 만들었는데 아직 필수 할 일을 연결하지 않았다.
그런데 화면에 0%라고만 나오면,
“아무것도 진행되지 않았다”는 뜻처럼 보였다.
실제로는 아직 진행률을 계산할 기준이 없는 것이다.
그래서 표현을 바꿨다.
0% / 필수 할 일 없음
이렇게 보여주도록 했다.
이 작은 차이도 실제 사용할 때는 꽤 중요했다.
프로젝트가 100%라고 목표도 100%는 아니다
이 부분도 처음에는 헷갈렸다.
예를 들어 하나의 목표 아래 프로젝트가 세 개 있다고 해보자.
그중 하나가 100% 완료됐다.
그렇다고 목표 전체가 완료된 것은 아니다.
그래서 프로젝트 진행률과 목표 진행률은 따로 계산하도록 했다.
프로젝트는 그 프로젝트에 연결된 필수 할 일 기준이다.
목표는 목표 전체에 연결된 필수 할 일 기준이다.
이렇게 하면 프로젝트 하나가 끝났다고 목표 전체가 자동 완료되는 문제를 막을 수 있다.
같은 할 일이 두 번 계산되면 안 된다
데이터 구조를 만들면서 또 하나의 문제가 생겼다.
하나의 할 일이 프로젝트에도 연결되고, 목표에도 직접 연결될 수 있다.
이때 같은 할 일을 두 번 세면 진행률이 틀어진다.
예를 들어 실제 필수 할 일은 5개인데 연결 경로 때문에 6개로 계산되면 안 된다.
그래서 기준을 세웠다.
같은 할 일은 여러 경로로 연결되어 있어도 한 번만 계산한다.
이런 부분은 화면에서는 잘 보이지 않지만,
앱이 제대로 작동하려면 꼭 필요한 규칙이었다.
프로젝트가 없어도 목표에 직접 연결할 수 있게 했다
모든 할 일이 프로젝트를 필요로 하는 것도 아니다.
예를 들어,
“매월 책 2권 읽기”
같은 일은 특정 프로젝트 없이 장기 목표에 바로 연결될 수 있다.
그래서 할 일을 프로젝트에 반드시 연결하도록 강제하지 않았다.
필요하면 목표에 직접 연결할 수 있게 했다.
이 구조가 실제 생활에는 더 자연스러웠다.
오늘 화면에서는 구조보다 행동이 중요하다
목표와 프로젝트 구조를 잘 만들어도,
아침에 앱을 열었을 때 복잡한 구조가 먼저 보이면 사용하기 어렵다.
그래서 오늘 화면에서는 구조를 최대한 숨겼다.
목표와 프로젝트는 관리 화면에서 본다.
오늘 화면에서는 실제로 해야 할 일만 보여준다.
특히 중요한 일은 우선순위로 먼저 보여준다.
예를 들어,
마감이 지난 필수 할 일,
오늘 해야 하는 필수 할 일,
일정과 연결된 일,
마감이 가까운 일
같은 것을 우선적으로 보여주는 방식이다.
결국 목표와 프로젝트는 뒤에서 방향을 잡고,
오늘 화면에서는 행동만 남는다.
이 구조가 중요한 이유
Santiago Brain을 만들기 전에는 생각과 행동이 자주 분리됐다.
좋은 목표를 세웠는데 실제 오늘 해야 할 일이 무엇인지 모를 때가 있었다.
프로젝트를 시작했는데 시간이 지나면 왜 시작했는지 잊기도 했다.
그래서 이 흐름을 하나로 연결하고 싶었다.
목표 → 프로젝트 → 마일스톤 → 필수 할 일 → 오늘 실행
이 구조가 제대로 작동하면,
오늘 하는 작은 일이 장기 목표와 연결된다.
반대로 오늘 하는 일이 아무 목표와도 연결되지 않는다면,
정말 필요한 일인지 다시 생각해볼 수도 있다.
구조는 복잡하게 보이지만 목적은 단순하다
앱 안에서는 목표, 프로젝트, 마일스톤, 할 일이라는 여러 단어가 나온다.
처음에는 조금 복잡해 보일 수 있다.
하지만 목적은 단순하다.
큰 생각을 작은 행동으로 바꾸는 것.
목표는 너무 커서 바로 실행할 수 없다.
프로젝트로 나누고,
마일스톤으로 나누고,
할 일로 나누면,
결국 오늘 할 수 있는 행동이 된다.
나는 이 구조가 Santiago Brain의 핵심이라고 생각한다.
다음 글 예고
6편 — Google Calendar와 Google Tasks를 연결하면서 생긴 문제
다음 글에서는 Santiago Brain을 실제 생활과 연결하기 위해 Google Calendar와 Google Tasks를 붙이면서 생긴 문제를 이야기해보려고 한다.
로그인은 성공했는데 일정이 안 들어오고,
오래전에 끝난 할 일이 계속 오늘 우선순위에 나타나고,
오늘과 내일 일정이 두 개 있는데 문자에는 하나만 오는 문제처럼,
“연결했다”와 “제대로 작동한다”는 전혀 다른 문제였던 경험을 정리해보겠다.